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あなたの働きかたが変わる。生産性を上げる10のこと

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日々の暮らしは楽なものではありません。片づけなければならない雑用が溢れており、そのために、本当に自分のやりたいことができなくなっているのだ。もし手を広げて、同時にたくさんのことをしたいのなら、以下の生産性を上げるライフハックが、効率良く仕事を終わらせてくれるでしょう。

1.「ノー」という

時間を有効に使うことに関して、最も大きな間違いのひとつは、「ノー」というのを忘れてしまうことです。より生産的になろうとするときに、多くの人は、あまりに多くの仕事と責任を抱えすぎているのです。やらないといけない仕事が増えれば、それだけ成果も増える、考えかたなのでしょう。しかし残念ながら、大抵の場合はそうではありません。むしろ手を広げすぎたために、身動きが取れなくなったと感じて、もっと大事な仕事に支障をきたしてしまうでしょう。

もし誰かに用事を頼まれたら、今やっている仕事と同時に進めるだけの時間があるかどうか、ちゃんと考えてみましょう。そして時間がないようであれば、「ノー」ということを恐れてはいけません。

2.一人になる

仕事をするときは、できるだけ一人になりましょう。できるなら、メッセンジャーやメールの通知もオフにしてみましょう。スマホもマナーモードにして、もし問題なければ完全にオフにしてみましょう。こうすることで、他に気を散らされることなく、目の前の仕事に、全集中力を注ぐことができます。

もし、メールや着信をチェックしない時間が長くなると不安になってしょうがないなら、確認する時間をあらかじめ定めておくといいでしょう。この方法なら、生産的な時間を失うことなく、好きなように自分で仕事の進めかたをコントロールできます。

3.朝一番に「カエル」を食べる

アメリカのベストセラー『Eat That Frog(カエルを食べてしまえ!)』にならって、締切の決まっている仕事は、思いきって「カエル」だと思うことにしましょう。このカエルは、やりたくないけど絶対にやらなければならない仕事です。「カエル」は退屈なデータ入力の仕事から、苦手な電話応対までどんな仕事でもいいのです。カエルを設定したら、そのカエルをやることリストのトップに入れましょう。

最初に、カエルを食べるのが効果的なのには、いくつか理由があります。1つ目の理由は、早い時間には朝のエネルギーを注ぎ込める、ということです。2つ目は、カエルを片付ければスッキリする、ということです。もし、その日の終わりまでずっと嫌な仕事に手をつけないでいたら、あなたはその仕事に怯えながら何時間も過ごさなければなりません。これによってエネルギーが消耗してしまい、嫌な仕事に手を付ける前の時間の生産性も落ちてしまうのです。早めに嫌な仕事を終えれば、それ以上、その嫌な仕事を考えずに過ごすことができるのです。

4.目標を設定する

大きな目標、小さな目標、少しハードルの高い目標の3つを設定しましょう。大事なのは、目標の大きさではありません。特定の目標を設定することが重要なのです。非常に具体的な目標を設定することで、達成しようとするモチベーションも高まります。

例えば、「銀行の口座にお金を貯める」では漠然としすぎています。いくらくらい貯めるつもりですか? どのくらいの期間ですか?

もし具体的な目標がないのなら、まずは銀行口座に1000円入金してみることを目標としましょう。もう少し実質的な話、見込みでもいいでしょう。なので、あなたの本当の願望を反映するような目標を作りましょう。例えば、「来年までに給料の半年分の貯金をしたい」などです。

5.水を飲む

多くの人は十分な量の水を飲んでいません。だから、あなたが思うように水分がとれていなくても、仕方ありません。もっと生産的になりたいのなら、今からペットボトルに水を補給することを始めましょう。人間は、水分がとれている時は集中力が高まり、エネルギーも湧き、睡眠の質も向上します。脳の活性を高めるため、少なくとも1日にコップ8杯の水を飲むようにしましょう。

6.すぐに終わる仕事を片づける

「2分ルール」と呼ばれるコンセプトがあります。やることリストの中で、2分以内で片づけられる仕事を今すぐにやってしまう、というものです。これは究極の「先延ばしを止める」コンセプト。「後でできるから」と考えると、簡単な仕事がいつまでも先延ばしになってしまいますが、「2分ルール」があればすぐに取り掛かることができるのです。

この2分ルールは、やることリストをより親しみやすくする方法として非常に有効です。長すぎる「やることリスト」は、どの仕事が一番早く片づくだろうかと考える前に、大変に見えてしまうことがあります。このルールに従えば、あなたのやることリストは見えるでしょう。

7.メールのチェックは5番目に

もしくは、3番目、10番目、もしくは最後にしましょう。とにかく、一番初めにメールをチェックしてはいけません。メールには重要な情報が含まれているので、最初にチェックするのは直感に反するのです。1日の初めに仕事に取りかかるときは、エネルギーも勢いも大切です。すぐに、他の人があなたにやってもらおうとする仕事に取りかかるのではなく、まず自分の直感を信じてみましょう。他の人から頼まれた仕事に対応する前に、少なくともやらなければならない自分の仕事をひとつやってみましょう。

8.頭を使わない時間を有効に

日々の仕事のなかに、あまり頭を使わなくてもできるけどできる仕事がいくつかあります。食事の時間や、交通機関での移動などです。これらの時間を有効に使って面白い物、例えばオーディオブックや、自分の好きなポッドキャストを聴いたりしましょう。1日の中の退屈な時間に音楽を聴いたりすることで、仕事がもっと楽しい物になりますよ。

9.好きなアイデアを、あえて捨てる

もしクリエイティブな仕事をしているのなら、(時に難しく、苦痛も伴いますが)「好きなアイデアを、あえて捨てる」ことに慣れ親しんでみましょう。考えたコンセプトが上手くいかないとわかったら、すぐに見限って、次の新しいアイデアに移してみるという考えかた。

興奮の中で、アイデアを考えつくと、これまでに考えたなかで一番良いアイデアのように思え、手放すのが難しくなってしまいます。しかし、全てのアイデアが本当に素晴らしい、というわけではありません。中にはダメな物もあるのです。これらの行き詰まりを理解し、一度断ち切てみることは、あなたの時間とエネルギーを大いに節約してくれることでしょう。 

10.仕事にかける時間を短く

完全に、真逆の考えかたのように見えますが、大きな仕事は、より短い時間で取り組むようにしましょう。仕事にかける時間を最低限に設定することで、目標に到達するために、より一生懸命仕事に取り組めるのです。この考えかたが、どうして上手くいくかを想像しにくければ、学校での作文を思い出してみましょう。作文の提出期限が、2週間の場合と2時間の場合で、あなたがより生産的に取り組めたのはどちらでしたか……?

締め切りまでの期間が短いほど、早く終えるために気を引き締めて仕事に取り組めるものです。この考えかたによって、全くリスクを負うことなく、最後の最後までモチベーションを維持することができるのです。

この記事はハフポストUS版に掲載されたものを翻訳しました。

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