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あなたの文章入力スピードを3割くらい加速させる、"単語登録使いこなし術"

2015年05月27日 23時48分 JST | 更新 2016年05月26日 18時12分 JST

こんにちは。面倒くさがり屋の中山です。

デスクワーク中心の仕事なので、メール、ブログ記事、イベント等のレポート、議事録、Slack、Facebook、LINE等のメッセンジャーなどなど、毎日数えきれないほどキーボードを叩きまくっております。

こんな日々を送っていると、「どうすれば今の作業がもっと簡略できるか?」、「いかに短時間で多くの仕事をこなすか」を考えるようになります。平たく言うと、より少ないキーストロークで仕事を終わらせたいのです。

私が実践しているのは、思いつく限りの単語やフレーズをPCにあらかじめ登録しておくこと。誰でもやっている当たり前のことかと思っていたら、意外にも隣にいる同僚に「あたし、ぜんぜんやってない!」と驚かれて、「え、基本じゃないの?」とこちらもビックリしました。

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私が登録しているのは7種類の単語とフレーズです。

絶対に間違えられない系 ~その1:自社名と自社製品名~

自社名、自社製品名のスペルミスはぜったいに許されないというか、カッコ悪過ぎなので、辞書登録は必須。新しいパソコンをゲットしたら、私がイの一番にするのがコレ。小一時間ほどかかりますが、済ませておけばその後ずーっと入力の手間が省けます。

たとえば、"m"と入力するだけで、「Movable Type」「MovableType.net」「Movable Type for AWS」、「Movable Type Advanced」、"l"で「Lekumo ビジネスブログ」、"s"で「シックス・アパート」、「ShortNote」と変換するようにしています。

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絶対に間違えられない系 ~その2:他社名、お取引先やお客様の氏名~

上記同様、これもミスは許されません。自分の名前が間違われたり、自社名が間違われたときのがっかり感は意外に心に残るものです。社名に関しては、前株か後株も稀に起きる失敗なので、ちゃんと確認したいものです。

よくやりとりする企業名、部署名、中の方のお名前は単語登録しておきましょう。

たとえば、ワタナベさんにも「渡辺」「渡邊」「渡邉」とありますし、サワダさんにも「沢田」「澤田」「佐和田」等あります。失礼のないようにしたいですね。

蛇足ですが、メールで自分の名前が間違われたとき、私は「間違ってますよ!」とは指摘せず、「いつ気づいてくれるのかな~」と思いながらそのままやり取りを続けるタイプです。

やっておくと便利 ~その1:挨拶文例集~

「心がこもっていない!」と言われてしまうかもですが、挨拶フレーズ系の登録はほとんどの方がされているのではないでしょうか。

  • あ >> ありがとうございます。 or ありがとうございました。
  • よ >> よろしくお願いします。 or よろしくお願いいたします。
  • し >> 承知しました。
  • り >> 了解です。 or 了解しました。
  • ご >> ご確認よろしくお願いします。
  • と >> 取り急ぎご報告まで。

「謝るのが仕事みたいなもん」が口癖の知り合いがやっているのは、バラエティ豊かな謝罪文言を辞書登録しておく、です。こうすることで、「文章入力中もブルーにならなくて済む」そうです(笑)。

  • す >> すみません。
  • も >> 申し訳ございません。
  • た >> 大変失礼いたしました。
  • ふ >> 深くお詫び申し上げます。
  • じ >> 従業員一同、深く反省をしております。
  • こ >> 心よりお詫び申し上げます。
  • こ >> 今後二度とこの様な事が無いよう、気持ちを入れ替え、常にお客様の立場での接客を心がけてまいりたい所存でございます。

やっておくと便利 ~その2:業界用語~

Google 日本語入力でずっと打ち込んでいれば、そのうちサジェストしてくれますが、よく使う社内用語や一般的ではない業界ワードはぶっこんでおきましょう。

【使い過ぎるとカッコ悪い】 IT業界のルー語 BEST40」にあるような横文字を使う方は、

  • あ >> アップデート
  • ふ >> フィードバック
  • こ >> コンプライアンス

など、予め登録しておくとよいでしょう。

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やっておくと便利 ~その3:罫線、記号、顔文字~

箇条書きしたいときや、罫線を引きたいとき、いちいち入力したくないので、こうしています。

  • s >> --------------------------------------------- ※s=線(sen)
  • s >> ■ ※s=四角(sikaku)

このふたつで事足ります。

ここまで書いていたら、同僚が質問してきました。

「"あ" >> "ありがとう"に変換するパターンはわかるけど、「こ」とか「た」でお詫び文言に変換するのは覚える自信がないわ。お詫び系は全部「おわび」とか「ごめん」の変換バリエにしたらダメなのかな?」

ぜんぜん構わないです。自分がやりやすい方法をすればいいのです。私は「どんな単語や挨拶や慣用句であろうと、最初の1文字で変換する!」のが覚えやすいのでそうしているだけです。

あと、社内メールや気心がしれた人とのメッセンジャー等、利用シーンは限られますが、顔文字も登録しています。

  • (^^) ※キツめの文章の最後に入れてマイルドさを醸すとき
  • (^^ゞ ※ガッテン承知の助!的な明るさを出すとき
  • m(_ _)m ※強くお願いしつつも、下手に出ている感を出したいとき
  • (^_^;) or >< ※そっと督促するとき
  • \(^o^)/ ※厚く感謝を表現するとき

やっておくと便利 ~その4:曜日やメールアドレス、住所~

アポの日程を決めるとき、日時の後に(月)とか(木)とか入れたいですよね。

  • g(getuyou) >> (月)
  • k(kayou) >> (火)
  • s(suiyou) >> (水)
  • m(mokuyou) >> (木)
  • k(kinyou) >> (金)

「住所は番地やビル名を入力するのが面倒」ですって?

  • し(所在地) >> 〒107-0052 東京都港区赤坂3-11-3 赤坂中川ビルディング5階

※郵便番号ってパッと思い出せないものなので、それもいっしょに登録。もちろんビル名も。

セミナーやイベントフォームで申し込むときのために、氏名、メールアドレス、オフィス所在地、電話番号も登録しておきます。入力があっという間に完了します。

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やっておくと便利 ~その5:HTMLタグ~

頻出するHTMLタグを登録しておくと、ブログの管理画面をいじるときに重宝します。入力モードを日本語と英語で行き来させるのは面倒ですしね。

  • p >> 
  • h >> 

  • h >> 

  • う >> 
       ※「u」は"う"と発音するので
    • l >> 
    • お >> 
         ※「o」は"お"と発音するので
      1. b >> 
      2. b >> 


      単語登録を使いこなすだけで、(個人的に)文章入力スピードが3割ほどアップする印象があります。以上、私なりの単語登録ハックでした。

      「オレ(あたし)はこうやって使っているよ」というアイデアがあれば、ぜひ教えてください。