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社員21人の小さな会社が、フリーアドレスをやってみた。 〈企画・実践編〉

きっかけは「席が足りない!」

2018年01月26日 14時12分 JST | 更新 2018年01月26日 14時17分 JST
© ikostudio

ソフィアでは、2017年3月21日にオフィスをリニューアルし、フリーアドレス制(自分の席が決まっておらず、日によって流動的に席が変わる仕組み)を導入しました。

働き方改革の一環としても各社で取り入れられているフリーアドレス。大企業の中にはシステムを導入してルーレットで席が決まるようにしたり、多大な投資をしてカフェのような開放的なオフィスをつくったりするところもあります。

しかし、「そんなにお金をかけられないよ」「実際のところ、どんな効果があるの?」と思う方も多いはず。そこでソフィアでは、社員たった21人の小さな会社がフリーアドレスをやってみた様子と、その結果を洗いざらいご報告します!

〈企画・実践編〉となる今回はフリーアドレス導入の背景と、実施にいたるまでの経緯をご紹介します。

きっかけは「席が足りない!」

ソフィアがフリーアドレスに踏み切るきっかけになったのは、ずばり席数の不足でした。ここ数年で急激に社員数が増加し、3年前と比較するとなんと約2倍に。従来の大きな事務机を使った固定席では、全員分のスペースを確保することができなくなったのです。

そこで、席が固定されないフリーアドレス制の導入が検討され始めました。フリーアドレスのメリットのひとつとして、空いている席を有効活用できるということが挙げられます。例えば、固定席では20席のうち平均5名が外出していても、その席は使えないままですが、フリーアドレスでは15席あれば代わる代わる全員が席を使うことができるのです。また、毎日違うメンバーが近くに座るためにコミュニケーションが活発になり、アイデア創出やコラボレーションを促進するという効果も期待されます。

以前からリモートワーク制度が取り入れられ、社員全員にノートPCが支給されていたこともこの検討を後押ししました。

では実際にはどのようにフリーアドレス制のオフィスが作られていったのでしょうか? ソフィア流実行プロセスは以下のとおりです。

【ソフィア流フリーアドレスの作り方】
  1. オフィスレイアウトの社内コンペを実施
  2. 専門業者と相談して細かいレイアウトが決定
  3. フリーアドレス運営委員会を発足し、具体的な運用を検討する
  4. 荷物の整理と運び出し・工事
  5. あとは実践あるのみ!

まずはフリーアドレスにした際のオフィスレイアウトはどんなものがいいのか、社内でアイデアが募集されました。机・椅子・キャビネット・会議室等をマグネットで作成して、ホワイトボード上で自由に動かせるようにし、社員たちが思い思いにレイアウトを考えて社内SNSに投稿したのです。

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社員からは「会議室なしで、必要があればカフェへ」「コミュニケーション重視の円形のテーブル」「集中して仕事をするスペースがほしい」など、さまざまな意見が出され、社員たちの投票によってオフィスのレイアウトが決定しました。

その後は引き続き、SNS上でオフィスのカラーリング(カーペットや購入する机・椅子の色)も募集。

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実現可能かどうかを専門業者と相談しながら、最終的に以下の案に決定しました。

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レイアウトが決定した後には、有志メンバーによるフリーアドレス運営委員会が結成されました。ここでは、実際にフリーアドレスをどのように運用するか、具体的な方法が検討されました。

席はどのように決めるのか、変更は毎日なのか週1回なのか、集中作業スペースは予約制なのか、自分の荷物はどのように持ち運ぶのか......。こうした細かな内容が委員会内で協議され、社内に共有されました。

今回ソフィアでは、抽選箱から番号のついたボールを引くことで席が決まり、ホワイトボードの座席表に自分の名前が書かれたマグネットを貼る、というアナログな運用を行うことになったので、必要なこれらの備品の準備も運営委員会が行いました。

大騒ぎのすえオフィスリニューアル完了

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さて、フリーアドレス制の導入にあたって最も大変だったことのひとつは、オフィスのリニューアル工事です。新オフィスに移転するならばともかく、現状のオフィスをフリーアドレス用に刷新するとなると、オフィスのレイアウトは大きく変わります。工事をするにあたり、社内にある荷物はいったんすべて運び出す必要がありました。また、今まで各々の机に積まれていた書類も、フリーアドレスになれば限られたキャビネットの中に収めなければなりません。キャビネットや机に山積していた資料を整理し、ダンボールに詰め込んで運び出す作業に、社内はおおわらわとなりました。

そうして何とかソフィアのフリーアドレスオフィスが完成。実際にどんな形になったのか、ぜひこちらの360度動画でご覧ください!

次回は約1年間フリーアドレスを行った結果を大公開! 「社員21人の小さな会社が、フリーアドレスをやってみた。〈効果測定・社長インタビュー編〉」です。お楽しみに。(Yamaha Okada)

2018年1月22日「Sofia ブログ」より転載