【サイボウズ式編集部より】この「ブロガーズ・コラム」は、著名ブロガーをサイボウズの外部から招いて、チームワークに関するコラムを執筆いただいています。今回ははせおやさいさんが考える「日報の効果的な活用法」についてです。
日報──。そこはかとなく、いやな響きですね。
なんとなく監視されているような、オマエ、さぼってねえだろうな？ と言われているような、そんな気持ちになる単語です。
最近は書いてもらったものをチェックする側に回ったとはいえ、やはりどうしても書くのも書かせるのも、気が進まないです。日報なんてなくても、成果ベースで何をしているか評価してあげられればいいのですが、成果物がないタイプの仕事もあり、悩ましい。
また、日報を書くのが苦手という人も多く、以前、毎晩残業続きの同僚が、「日報を書いてる時間がもったいない」とこぼしていたのを覚えています。
しかし、日報を書く必要があった職場にいたころ、ある工夫をしてみたら、良いことずくめで劇的に改善したので、そのときのことを書いてみようと思います。
なぜ日報に時間がかかってしまうのか？
日報を書くタイミングを、終業時間に持ってきていませんか？
定時であっても残業後であっても、日中バリバリ仕事をして「やっと帰れる～」というタイミングで今日いちにちの出来事を書きだそうとするの、しんどくないですか？
「思い出す」という作業は意外と負荷が高いもので、疲れている状態で日報を書こうとすると雑になって書き漏らしがあったり、やたら時間がかかってしまうのではないかと思います。
一日を振り返ろうとしてスケジュールを開き「えーと今日は何をやったんだっけ...まず朝来てからメールチェックをして......それからこれとこれに返信をして......その後には確か......」という調子で日報を書こうとすると、何十分かかるかしれません。しかもそこまでして書いたものがどこまで評価につながるのか不明確で、だんだん虚しくなってきたり。
「仕事が終わったら、スパッと帰りたい！」
その思いが高まりすぎて編み出した方法をご紹介します。
※ここでいう「日報」とは、業務日報を指し、「今日終えた仕事」と「明日やる予定の仕事」を上司および周囲に共有するために書かれる共通フォーマットに基づいた報告方法、というように定義します。
会社に来たらまず「その日の日報」を書き始めよう
日報を苦に思わず、しかも自分のためにも役立つ形でどうやって書くか。
最適解は「その日の朝に書く」ではないかと思います。
わたし個人のやりかたでいうと、朝、出社したらまずメール返信より先に「日報.txt」というファイルを開き、昨日の日報に上書きする形で書き始めます。昨日提出した状態で日報が書かれているので、その項目の中にある「明日やる予定のことリスト」にある項目を「今日やったことリスト」に移し替えるだけで、まず今日のToDoリストができあがります。
そのToDoリストに目を通して、まだ余裕があれば新たなToDoを追加してもよいですし、多すぎるなと思ったらその時点で「明日やること」リストにいくつか振り分けて、「今日はここまで」を決めてしまいましょう。
おそらくこの時点でのToDoは自分の中での腹八分目というか、「ここまで今日一日で進められれば及第点」というレベルのタスク量になっていると思います。とはいえ、必ず発生するような突発対応や差し込みの仕事もあるかと思うので、対応が終わったら同じToDoリストに追加していきましょう。
そうすると、一日が終わる頃には「朝決めた今日やることリスト」と「突発で対応したタスクリスト」の2つが「今日終えた仕事」リストとしてできあがっているはず。
これだけで日報のできあがりです。
慣れてくると朝、出社するまでに「今日はだいたいこのへんまでかな～」の目星が頭の中でついてくるので、一日のスタートダッシュが軽快になりますし、同時に今自分がどのくらいのタスク量を抱えていて、持ち越してしまっているのか、が把握しやすくなります。
未来を宣言すると仕事の風通しがよくなる
日報とToDoリストを一緒にしたらどうかな？ と思うようになったのは、「そもそもこの日報って、誰が読んでるの？」と疑問を感じていたから。
実際に自分が提出される側になると、思ったよりちゃんと読んではいるのですが、日々のことなので、リアクションの幅が出しにくいし、小さいことにもいちいちレスされるとめんどくさいだろうと思って、だんだんノーリアクションになってしまうことも多々ありました。なのですが、やはり提出する側として「これって意味あるのかな？」と思いながらやる作業は、なかなかしんどい。
とはいえ、毎日の作業を俯瞰できるものとして「日報」は有効だと思いますし、提出する習慣がつくと、今日一日の作業棚卸し、という意味でも、業務量のキャパシティを把握するのに慣れない新人にはとてもおすすめしたいと思っています。「今日はめちゃくちゃ仕事したな～」と思っていても、単なる雑務に追われていただけで、実はそうでもなかったりすることって、よくあると思うので。
そして常に自分のタスク量をオープンにしていると周りからの信頼にもつながりやすく、本当に詰まったときのヘルプも出しやすくなることも。
「今、自分がしている仕事」「今日自分がやろうとしている仕事」は何を目的としていて、何のため作業なのか。それを明確にして周りにも共有しておくこと、というのは、ある意味「自分の未来を宣言している」とも言えるのではないでしょうか。
そして仕事を成功に導くため、周囲のメンバーに「自分が思い描く未来を共有しておく」のは必須事項ですよね。
なんにせよ、「ただ言われたから日報を書いている」状態から、「自分のためにも書いたほうがいい」と思える状態にするための小さな工夫は、いくらでもできるのではないかなと思います。
日報を課せられている人も、むしろそうでない人も、ぜひ試してみてくださいね。
今日はそんな感じです。チャオ！
はせおやさいさんより「インターネットの備忘録」というブログを書いています。ブロガーズ・コラムでは、仕事を通じて他人とかかわることの楽しさ、おもしろさ、難しさみたいなことを書いていきたいと思います。今のところ唯一の女性なので、そのへんの視点も盛り込めるといいかなと思ってます。
（サイボウズ式 2014年11月17日の掲載記事「日報はその日の朝に「先に」書く」より転載しました）
イラスト：マツナガエイコ
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