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【保存版】勉強会から大規模カンファレンスまで使える! イベント主催者向けチェックリスト(開催直前&前日編)

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こんにちは、シックス・アパートのアオキです。

前回はイベント開催前の準備について語りましたが、今回は「開催直前に用意するモノ」についてまとめてみました。

前回の記事はこちら:【保存版】勉強会から大規模カンファレンスまで使える! イベント主催者向けチェックリスト(企画&告知編)

さてさて、今回は受付に参加者がやってきてから...とその動きを頭のなかでシミュレーションしつつ、必要なものを考えていきましょう!

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受付入口編


参加者名簿+ペン数本

これがないと始まらない!ですよね。

前回の記事でまとめた集客・告知サイトに参加者リストの書き出し機能はあるはずですので、プリントアウトしておきましょう。
(サイトの機能で、プリントアウトせずに参加者の出席可否をチェック出来る機能があれば、無理にプリントアウトする必要はありませんよ)

ただ、大事な個人情報を預かってる事を忘れずに、プリントアウトした「枚数」はきっちり把握しておいて、最後は全て処分しないといけません。なんとなく全部処分した、ではなく「枚数」をきっちりと確認して、全て処分してください。紙の隅に通し番号などを書いておいてもいいかもしれません。個人情報をお預かりしている、という意識を忘れないように!


現金(お釣り用)+管理用のメッシュケース

参加費は全て事前決裁にしていれば問題ありませんが、イベント当日に「会場決裁」する場合や、現地で「懇親会費の徴収」をする場合は、事前にお釣りの用意が必要です。
大規模イベントであれば、イベントの実行委員会からお釣り用の現金を預かりましょう。
小規模イベントであれば、受付担当の方のお財布から用意......ということも(望ましくはなくとも)あるでしょう。

ただ、そういった場合も、事前に用意した現金は専用のケースなどに入れてちゃんと入れて管理すべき。A5サイズ程度のメッシュケースがオススメです。半透明で中身がうっすら見えるので受付マニュアルを入れておいたり、開口部が大きいので手を突っ込んでお札や小銭の出し入れもしやすい。ジッパーでささっときっちり開け閉めできるのも便利です。

個人の財布からお金の出し入れをしているのは、イベントの金銭管理が曖昧な印象になるので、なるべく避けたいですね。


電卓

暗算は得意ですか? 得意であっても、卓上の電卓は用意しておきましょう。

スマホの電卓アプリがあるから大丈夫ですって? 節電モードや自動ロックで画面が消える度にモタモタと手間取ってしまうものです。

細かい小銭レベルのお釣りが出る場合は、相手に計算間違いがない事を明確に表示するのにも、電卓は有効です。

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領収書

ワンコインのイベントであっても、領収書を必要とされる方は、沢山います。

このとき、「3名分、一緒に領収書を...」という方もいますが、混み合う受付のことを考えて、「事前」に「一名参加分の金額を書いた領収書」を多めに用意しておきましょう。3名分必要であれば、領収書を3枚お渡しするだけで済みます。
但し書きのところには、しっかりと「XXXXイベント参加費として」と記しておくのを忘れないように!

さて、ここまで受付入口関連で必要になる小物について紹介しました。
受付で参加費を払い終えたあと、よく渡されるものがありますよね?

そう、受付済みの参加者であることを明確にする為の、「名札ホルダー」です。


名札ホルダー編


名札ホルダー

名札ホルダー、あると大活躍です。その役割は以下の通り!

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  • 受付済み参加者であることの証明
  • 懇親会などで、参加者同士の交流の手助けになる
  • 最後に(事前に許可をとった上で)名札ホルダーを中にいれた名刺と共に回収すれば、次回イベントの案内につなげることもできる

予算にはよると思いますが、名札ホルダーの色を複数色用意しておくと、たとえば...

  • イベントスタッフは特定の色にする
  • 写真には映りたくない人は特定の色にする
  • 「プログラマー」「デザイナー」「ディレクター」「営業」など職種別に分ける
  • 「仕事を発注したい側」「仕事を受注したい側」とマッチング別に分ける

と区分けすることもできます。

名札ホルダーは回収すれば、何度でも繰り返し使うことが出来ますし、これを機にまとまった数を用意するのはいかがでしょう?

名札ホルダーを回収するのであれば、イベントの配布資料にお願い事項として回収する旨を明記する&司会からの案内に加える必要があります。ちょっとした手間にはなりますが、名札ホルダー本体に「この名札ホルダーは回収しますので、イベント終了後にスタッフにお渡しください」とメモを入れておくのが確実ではあります。

回収は、出口付近に名札ホルダー回収ボックスを用意し、近くでスタッフが「こちらで回収しています」と案内するのがよいでしょう。ついでに「次回イベントの案内が欲しい方は、中に入れた名刺と共にご返却ください」と案内するのもいいかと思います。


名刺サイズの紙

名札ホルダーには名刺を入れていただいて使うのが基本ではありますが、「名刺忘れちゃった!」「持ってない!」という方もいらっしゃいます。

そんな方の為に、名刺サイズに裁断した紙を用意しておくといいでしょう。

予算の関係で、名札ホルダーを複数色用意することは出来ないけど...という場合は、この用紙自体を色紙にして、区別に使うのも手ですよね。


ペン(水性中太字ペン、極太油性マジック、ボールペン)

紙に名前を書いていただくにも、ペンがないと書けません。
中太字ぐらいのペンを数本用意しておくと、いいでしょう。

紙が薄手だと「油性ペンが滲んで、会場の机を汚しちゃった!」なーんてこともあるので、水性インクだといいかもしれません。

ただ、油性ペンの出番も何かではあると思いますので、大きな油性マジックもあるといいですよね。アンケートを用意するなら、ボールペンも何本か用意しましょう。

さてさて、受付を終えて、名札ホルダーを首から下げた参加者たちが、いよいよ会場の中に入ってきました。さあ、座席に参加者が着席したようです。

会場座席編


配布資料

受付入口で配布資料を渡すのも手ですが、渡すために行列ができてしまったり、片手に手荷物、片手に配布資料...と参加者も動きにくくなり、会場での着席がスムーズに進まなかったりして混雑を招きます。

机が用意できる会場であれば、事前に机に配布資料を並べてしまいましょう。

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配布資料の中には、前回の記事で力説させていただいた「プログラム」をぜひ入れてください。登壇者の方からお預かりした資料もありますよね。アンケートも配りたい。あ、ノベルティも配りたい! さあ、これらの資料は参加者分用意できていますか?

  • プログラム
  • 会場諸注意(禁煙喫煙、ゴミの持ち帰り、トイレの場所)&お願い(名札ホルダーの回収など)
  • 会場ネット環境情報(SSIDやパスワード)
  • 登壇者からの預かり資料、パンフレットなど
  • ノベルティ
  • 次回イベントの案内
  • アンケート

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配布資料を入れる袋

鞄を持っていない参加者は、資料の持ち帰りを躊躇するかもしれません。
女性は鞄を持っている方が多いですが、男性は身軽な方も多いですよね。

折角用意した資料や配布したパンフレットも持ち帰りいただけないと、とても残念ですよね......。

資料を持ち帰っていただく袋、用意しましょう!「小判抜き 手提げ袋」などで検索すると、見つかると思います。


飲み物

予算があれば、飲み物も用意しておきたいですね。

ただ、飲み物は持参する方も多いですし、個々の机に置くのではなく、会場後方or側面に、「飲み物が必要な方はご自由にお取りください」と案内する方法でもいいのではないでしょうか。

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各種案内用紙

おやおや、着席した参加者が何か質問ありげにキョロキョロしています。
スタッフが潤沢にいれば、全ての案内を口頭でできるかもしれませんが、そうは行きません。
会場での諸案内をする用紙を、事前に用意しておきましょう。

え? そんなの当日、会場で紙に書けばいいって?
甘い!!!......これが、意外に色々あるんですよ......。

  • 「関係者席」「登壇者席」「登壇者控え室」
  • 「会場ネット環境情報 SSID&パスワード」
  • 「全席禁煙」「喫煙ルームはこちら」「お手洗いはこちら」
  • 「可燃ゴミ」「不燃ゴミ」「ペットボトル」「缶」
  • 「携帯でのご通話は会場外でお願いいたします」
  • 「電源は限られておりますので、譲り合ってのご利用をお願いいたします」
  • 「飲み物が必要な方はご自由にお取りください」
  • 「名札ホルダーは終了時にご返却をお願いします」
  • 「次回イベントはXX月XX日です」

これらを、「フォントサイズは大きく、極太のフォントで」「複数枚」用意しましょう。
オシャレに、細ーいフォントで用意しちゃダメですよ。見えないって参加者に怒られちゃいますからね!

あ、壁にこれらを貼る「テープ」も必要ですね。貼って剥がせるタイプの養生テープマスキングテープがいいですよ!

さあ、参加者もだいぶ揃ったようです。
登壇者もドキドキしながら、準備をしているようです...。

いよいよイベント開始が迫ってまいりました。必要なものは揃っているでしょうか?


プロジェクター

イベントに必須の会場プロジェクターの確認は大丈夫ですか?

前回の記事で力説した、「プロジェクターの解像度」、「プロジェクターとの接続方法」は登壇者に知らせてあるか、確認しましょう。


延長用の電源タップ

プロジェクターは用意したけれど、会場のレイアウトの関係上、コンセントが届かない!......なんてことにならないように、延長の電源タップは数本用意しておくと、安全です。

ギリギリまで、発表の準備をされる登壇者の方もいらっしゃると思いますので、登壇者席や登壇者控え室には、延長ケーブルを用意して、電源を確保しておいた方が良さそうです。


接続ケーブル&接続変換ケーブル

こちらもまた、前回の記事で書きましたが、プロジェクターに繋げる接続ケーブルの準備は問題ありませんか?

Macの接続変換ケーブルは、ほぼ必須と言ってよいでしょう。
登壇者の方がご自身で用意されているものと混ざらないように、スタッフ側で用意したものには、マスキングテープで名前を書いておきましょう。


イベント開催前に流しておく映像(イベントロゴ、その日のプログラム)

イベント始まる前に、スクリーンに真っ白な画面が映っているのはもったいない!
せっかくなら、イベント名やイベントロゴ、その日のプログラム、会場の諸注意を流しておきましょう。

用意するパワーポイントは、けっして凝ったものでなくて大丈夫です。文字を並べただけでいいんです。

パワーポイントなどで作って、自動再生+ループにしておけばいいでしょう。
パワーポイント 自動再生 ループ」で検索すると、設定の方法が出てきます。

その日のプログラムや、イベントロゴが映されているだけで、参加者の期待感や安心感を与えることができます。前日夜にパパッと作っちゃいましょう! 頑張って!

さあて、いよいよイベント開催です!

ここまで準備していれば、後はなんとかなります!! あれが足りない!って大慌てになることはそう無いはず!!

それでも、その他にあると便利な小さな小物についても、紹介しておきますね。

小物編


ゴミ袋

会場側で指定されたゴミ袋がある場合がありますので、事前に会場と相談しておきましょう。


マスキングテープ

前回も今回も「マスキングテープ」の便利さをアピールしてきましたが、本当に便利です! だまされたと思って、用意してみてください。会場の持ち物に、さっとマークを付けておくのに便利ですし、忘れ物を発見したら、場所を明記して保管することで、後の持ち主探しにも助かります。

粘着力がありますので、貼って剥がせる養生テープの代わりに使うことも出来ます。

......余談ではありますが、この「マスキングテープ」は「MT」と略称されることが多く、我がシックス・アパートの製品「Movable Type」の略称も「MT」でありますので、この「MT」という単語でのSEOを競いあっております!

マスキングテープ「mt」- masking tape - さんも有名ですよね。

でも、これがご縁で、実はシックス・アパートでは、ノベルティとして「MTのMT」を作ったことがあるんですよ!

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なかなかかわゆいのです。


ガムテープ

余った資料や余った飲み物を持って帰るのは重い! 発送だ!...のときに便利なのが「ガムテープ」。

使わない時もありますが、必要な時にないと、ガムテープってとっても困るんです...。

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紙&マジック

用紙、マジック、ボールペン、これらはあって困るものではありません。
水性中太ペン、油性極太ペン、ボールペン、の三種を用意しておけば対応できます。
あ、マジックやボールペンにはマスキングテープで、マークを付けておきましょうね!

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カメラ

イベント当日の模様は、忘れずきっちり撮影して残しておきたいもの。できればスマホではなく一眼レフできれいな写真を残しておきたいものです。当日の朝までに、フル充電になっているか、SDカードの空き容量、必要に応じて予備バッテリーや三脚の準備などちゃんと確認しておきましょう。

また、SDカードのリーダーやPCとの接続ケーブルがあると、イベント中や終了後に会場で撮影した写真を流したり、直ぐに登壇者に写真を送ってあげたい、なんてオシャレな事も可能です。

受付の様子から、各登壇の模様、会場全体の撮影など、カメラ担当は大忙し!なので、できれば一人カメラ専任の担当を任命しておくのがオススメです。

カメラ本体は壊れてないかな? ずらりと用意したイベント前日編グッズの写真を撮って撮影テストでもしてみましょうか!! さあ!パシャリ!

無事に撮れたら、OK!

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以上、第二回「イベント直前編」はいかがでしたでしょうか?
第三回は、いよいよ「イベント当日編」です!

...と締める前に、今回の必要なものリストを見て、皆さんどう思いましたでしょう?
意外に多い、と思いませんでしたか?
では、これだけのものを用意するのに、一体どれ位お金かかるでしょうか。
ざっと計算してみましょう。

参加者50名のイベントとして想定します。


ここまでのざっくりとした必要経費

受付・案内関連

  • メッシュケース 300円
  • 電卓 500円
  • 領収書 200円
  • ボールペン 100円x3=300円
  • 極太油性マーカー 500円
  • 名札ホルダー 1200円
  • 名札ホルダーにいれる用紙 800円(カラーミックス200枚のを他にも流用する前提)

参加者への配布物関連

  • 配布資料 アンケート、プログラム、諸注意 合計3種50枚ずつ コピー10円x3種x50枚=1500円
  • 配布資料を入れる袋 1200円
  • 飲み物 100円x50=5000円

登壇者関連、その他必要機材

  • Mac用プロジェクター接続変換ケーブル 1800円
  • イベント専用SDカード 16GB 1000円
  • 電源タップ 1300円x3=3900円
  • ゴミ袋 500円
  • マスキングテープ 2種 300円
  • ガムテープ&養生テープ 2種 400円

合計 19,400円

リストの中にはすでにお持ちのものもたくさんあるかと思います。ここでは「初めてのイベントで、これら全てを買い揃えた場合」、として計算してみました。

一回購入すれば何度も使えるものもありますし、余った分は次回に回せばOKです。

参加者50名として、単純計算で一人当たり約390円の経費となります。

登壇者の方にお礼をするのであれば、その費用もかかりますし、会場費や機材のレンタル費も含まれていません。パソコン、カメラやプリンターなどの大物も入れていません。あくまでも、イベント開催に必要な「小物の諸経費」だけ。それでも、これだけの金額にはなります。

実際にはイチから買い揃えることはなく、小規模イベントであればスタッフ同士の持ち寄りで済むことがほとんどでしょう。(会社で開催するイベントや大規模イベントであれば、予算に計上されているものですが)

会場費や機材のレンタル費など大きな金額のものは、スタッフ全員での負担分けなどの意識が働きますが、小物の負担はなんとなく主催者たちが担っていることが多いです。私物を持ち込むことで、主催者にも金銭的な負担を請け負っている認識は少ないかもしれません。

でも、この考えは危険です。記事内で何度も「マスキングテープ」で目印を...と繰り返している大きな理由の一つが、この点です。

* 「スタッフ個人が」持ち寄ったもの、「イベント実行委員会として」購入したもの、を、なあなあで混ぜてしまってはいけません。 *

なぜそんなことが起こるのかと言うと、事前に「何を用意するか明確になっておらず、行き当たりばったりで小物を買い揃えてしまうから」です。

こういったリストが無く、小物にマーキングもしていないために、「イベント実行委員会で購入したもの」がスタッフの個人の私物になってしまい、次回イベントでまた買い直す羽目になってしまうわけです。

リストを作り、小物にマークする。ささやかなことですが、とても大事。たいした手間はかからないので、きっちりやっておきましょう。

いかがでしたでしょうか?
みなさんのイベント開催のお役に立てば幸いです。

次回は、いよいよ「イベント当日編」です!


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