2018年05月14日 15時54分 JST | 更新 2018年05月22日 15時49分 JST

営業がバッティング、招待客のリストアップが大変……。ビジネスは「早く言ってよ〜」であふれている。

「早く言ってよ〜」と言いたくなる5つの“あるある”

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春から新しい環境で働き始めた人たちも、そろそろ仕事に慣れてきた頃かもしれない。業務はできるだけ効率化してスピーディにこなしたいし、職場では、上司や同僚たちともうまくやっていきたい。そして、なんとなく「デキる奴」と思われたい。

しかし、仕事の現場はそう思い通りにはいかない。法人向けクラウド名刺管理サービス『Sansan』、「早く言ってよー」というワードが印象に残っている方も多いはずだ。今回ハフポストでは、Sansan株式会社協賛のもと、業務効率化に取り組む企業で働く方々に話を聞いた。思わず「早く言ってよー」と言いたくなる"5つのあるある"を紹介する。現場で働くビジネスパーソンたちは、どのように業務の効率化をはかっているのだろう。

1.営業のアポを取りたい。でも、どう切り出したらいいの?

一度、名刺交換をした人に、営業のアポを取り付けたい。でも、いきなり連絡して引かれたらどうしよう......。営業マンなら誰もが同じように悩んだことがあるはずだ。

そんなときに役立つのが、クラウド名刺管理サービス『Sansan』のニュース配信機能。本機能は、正確にデータ化された名刺を交換した企業先の情報がメールで届く。また、個人の部署異動や役職変更といった最新情報も取得できる。

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企業のニュースや、人物の部署異動や役職変更などが通知される。日々更新される名刺情報は最新のものに上書きされる。

クレジットカード事業を展開する株式会社クレディセゾン、戦略企画部の荻原勇佑さんもこの機能を活用していると話す。「営業のアポイントをとる時は、企業の最新ニュースが話のきっかけとして役立ちます。より的確な提案をすることができますし、企業の取り組み内容によっては"一緒に何かできるかも"と企画に繋がることもあります。競合他社とつながっている場合、業界の動向もチェックできるので、自社の営業戦略にも役立てられます。Sansanからの新着メールが朝届くと、ちょっと嬉しくなります」(荻原さん)。

AGC旭硝子、情報システム部の中谷美紀さんは、Sansan導入後に社内から寄せられた声を教えてくれた。「弊社では、取引先の方が新たな役職に就任・昇進された際に、お祝いのメッセージやお花を贈るのですが、Sansanからの通知で、そうしたタイミングに気づけるようになったと聞きます。以前は、新聞をこまめにチェックするなどして、取締役就任などの情報を確認していたようですが、Sansan導入後は大変効率がよくなりました」(中谷さん)。

営業のきっかけづくりは、企業情報のキャッチアップがポイントになる。最新情報が自動配信される機能はかなり有効。毎日ネットや新聞からこまめに情報収集している営業マンにとって「早く言ってよー」と言いたくなる便利な機能だ。

2.訪問先の名刺を忘れた! 受付であせる

無事に営業のアポイントを取り付け、さっそく訪問することになったが、担当者の部署名を忘れてしまった......。せっかくの訪問なのに、受付前で焦った経験はないだろうか?

クラウド名刺管理サービス『Sansan』に登録しておけば、そんな時でも大丈夫。スマートフォンのアプリを使って検索すればたった2秒で確認できる。

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AGC旭硝子の営業部では「名刺を持ち歩かなくなった」や「アプリの画面から電話がかけられるから、電話帳がわりに使っている」といった声があがっているという。AGC旭硝子、情報システム部の谷口達郎さんは、紙の名刺を持ち歩かなくなったことでセキュリティも高まったと話す。「名刺情報が暗号化され、データで管理できるのでセキュリティ面でも安心できるところがありがたいです。紙の名刺を失くすことで起きる情報漏えいリスクも減りました」(谷口さん)。

3.営業バッティングが気まずい

営業先でじっくり話を聞いてみると、どうやら別の担当者がすでにアプローチをかけていたことが判明。まさに「早く言ってよー」である。社内の情報共有不足がその場で露呈されるような状況は、とても気まずい。

株式会社クレディセゾン、戦略企画部の板谷翔平さんも、営業バッティングを経験したことがあると話す。「営業先の企業が、すでに契約済みだったり、別の支社から提案済みだったりすることがありました。Sansanを導入してからは、どの社員がどの企業とつながっているのか、部署や支社をまたいで情報共有できるようになりました。営業の進捗をSansanに記入することを習慣化すれば、社内でのバッティングが避けられ、また他商材を提案することもできます」(板谷さん)。

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Sansanではメッセージチャット機能を備えている。進捗の共有や、「◯◯社の◯◯さん、ご紹介いただけますか?」といった社員同士の相談にも活用できる。

営業先だけではなく、社員同士でもかなり気まずい営業バッティング。「早く言ってよー」ということにならないためにも、社内で進捗情報を共有し合おう。

4.イベントの案内メール 送るのが大変すぎる......

とあるプロジェクトが立ち上がった。次の商談につなげるための大事なイベントを自分が担当することに......。もちろん失敗は許されない。

大勢を招待するイベントでは、招待客のリストアップ、案内文の作成、メールアドレスの入力など、かなりの時間がかかる。準備で忙しいさなかに、大勢に案内メールを送るのはとても大変だ。どのように効率化すればいいのだろう?

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Sansanのメール一括配信機能を活用すれば、送信者名を担当者名に指定できる。個人から個人へのメールが一括送信されるため、高い開封率や返信率が期待できる。

AGC旭硝子では、イベントの案内にSansanをフル活用している。「展示会に来てくださったお客様の名刺をまとめてスキャンし、Sansanに取り込まれた後で一括タグ付けをしておきます。別のイベントの招待メールを送るときは、タグ情報をもとにSansanで一斉送信できるので便利です」(AGC旭硝子、中谷さん)。

5.退職者の引き継ぎがうまくいかない

終身雇用制度も崩れ、転職しながらキャリアを積むのが当たり前となった現代、人脈管理は企業にとっても、個人にとっても大きな課題だ。営業を担当してきた社員が持つ名刺は、企業にとって大切な資産となる。退職時の引き継ぎがうまくいかない場合、せっかく積み上げてきた資産を失うことになりかねない。

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気象・環境・防災などの分野におけるコンサルティングや情報サ-ビスを提供している日本気象協会では、2017年12月にSansanを全社導入した。事業統括部の寺谷拓治さんは「退職する社員が持つ名刺を取り込み、引き継ぎができるのもSansanの利点」と話す。「定年退職する社員が、何十年にも渡って培った人脈をSansanで残してくれる。普通であれば埋れてしまう人とのつながりが残っていくのはありがたいことです」(寺谷さん)

「潜在顧客に闇雲にあたるより、もともと社員とつながりのある企業や人物にあたった方が、話が早いということもよくありますね。とある外資系ベンダーにアポをとりたいとき、その企業とのつながりをSansanで調べてみたら、5つ隣の席にいた同僚が日本法人の代表とつながっていたことが判明。そのおかげでスムーズにアポが取れた、ということもありました」(寺谷さん)

人脈は"個人の資産"という考え方も一部、根強く残っている。しかし、引き継ぎを円滑に行うことができれば"会社の共有資産"として十分に活用できるのだ。

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全ての商談は、1枚の名刺交換から始まると言っても過言ではない。だからこそ名刺を効率良く管理・共有することが、会社の業績にも大きく影響する。人材不足が叫ばれる現代、政府が進める「働き方改革」に、本腰を入れ始める企業も増えてきている。ただ、何から手をつけたらいいのかわからず、二の足を踏んでいる企業が多いのも事実だ。

それならば、できるだけ現場の声を上司に伝えることから始めてみてはどうだろう。システムを導入することで、業務の効率化はもとより、思わぬ社内コミュニケーションの活性化につながることもあるかもしれない。仕事の現場は、今日も「早く言ってよー」であふれている。

■関連リンク
社内の名刺を一括管理できる、クラウド名刺管理サービス「Sansan」

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