新型コロナウイルス感染症(COVID-19)
2020年04月12日 15時04分 JST | 更新 2020年04月13日 15時28分 JST

「判子のために出社」 の馬鹿らしさ。緊急事態の今こそ、紙文化の一掃を

今、およそ170万人のサラリーマンが初めてのテレワークをしているという状況にある。その多くが、突然、準備もないままにテレワークに突入しているという状況だ。

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沢渡あまねさん(左)、白河桃子さん(右)

ついに「緊急事態宣言」が発令。 

人の活動を8割まで制限しないと、感染爆発となると政府は繰り返し訴える。テレワークも「推奨」「原則」と進んできたが、「出社停止」のフェイズが見えてきた。しかしそれを阻む壁もある。

働き方改革の白河桃子に、『仕事ごっこ ~その“あたりまえ”、いまどき必要ですか?』(技術評論社)、『職場の問題地図 ~「で,どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方』(技術評論社)の沢渡あまねが緊急対談を申し込んだ。

(対談は4月1日にリモートで行われました。)

 

緊急事態でも変わらない、企業の「紙」文化

白河  今回は沢渡あまねさん(以下あまねさん)から問題提起をいただき、緊急対談です。あまねさんとは前々から、働き方改革において紙文化を一掃することは大事だと意気投合してきました。

しかし、この緊急事態においても印刷、押印した書類の提出を頑なに求める組織があり、それを理由に危険な出社をしなければいけない社員がいるそうです。

 

沢渡  私の話をすると、つい最近、ある大企業から私に対して業務委託契約を締結したいというお話をいただきました。その仕事の内容から判断して、そもそも業務委託契約を締結するほどのものか疑問に思い、「契約締結は不要では?」と担当者に返しました。ところが、「法務と相談しましたが、やはり業務委託契約を締結して欲しい」と。そこまではまあ仕方がない。

しかし、「紙の」契約書を「書留」で送りますので、それを一週間以内に「押印」して「返送」してくれと。こういう連絡が来たわけです。

 

白河  この緊急事態に、ですね。日本企業の紙文化にありがちな話ですが、今は状況が違いますよね。

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写真はイメージです

沢渡  書留ということは、送られた相手の場所を指定するわけです。私は東京と浜松の2拠点をメインに活動をしています。3月半ばに浜松に移動して以来、「いまは動くべきではない」と判断し、浜松にとどまり続けています。しかし、先方の要求に従うならば、都内のオフィスに出向いて受け取らないといけない。

さらに判子を押して印紙を貼るとなると、印紙を買いに行き、ポストに投函しなくてはいけない。この非常事態において不要不急の移動や外出を相手に強いるのはどうなんだろうと。

 

白河  先方の社員も書類がオフィスに来るから出社しなければいけない。両者に危険を強いる。

 

沢渡  不要不急の移動、外出を強いる行為が社会的にどうなんだと訊くと、「当社はコンプライアンスが厳しい」と返ってくるんですね。自社の内部規定を優先するあまり、社会の情勢に臨機応変に対応していくという社会的コンプライアンスは無視している。

 

白河  今は感染を広げないためにも、「活動自粛」なのに。社内の手続きシステムがアップロードされていないわけですよね。社員の安全性を無視しているし、紙を送ったら封筒とか消毒しないと…。

 

沢渡  印紙にしても、電子媒体であれば不要です。「印紙にお金を払いたくない」のではなく、買いに行く行為を発生させることそのものが危険です。

 

白河  仮のやり方をしておいて、後から処理するという柔軟な運用があってもいいですよね。

 

マネジメント、今こそアップデートを

沢渡  この難局は、経理、法務、総務、購買、監査など、いわゆるバックオフィスと呼ばれる管理部門や間接部門が変わらないと乗り切れません。今東京にいる人の話を聞いても、判子を押してどこそこに提出するために出社しなければいけないという話が山のようにあるわけですよね。

 

白河  日本で最初に全社テレワークをしたIT企業ですら、捺印のために会社に行かなくてはいけないと聞いています。契約書に必要な公印、これが持ち出し禁止だったので、今回持ち出しOKにしましたと。ところが、公印は紙に押さないといけないという部分は変わらないので、今緊急に変えられないかと求めていると聞きました。社内はいくらでもデジタル化できるけれど、お客様に対してはできない。さらに、公官庁がそれを強要しているというところに問題があります。

あまねさんは以前から、霞ヶ関が変わらないと働き方は変わらないと問題提起してきましたね。

(出展:あまねキャリア工房)

沢渡  この緊急事態に社会構造の問題が露出してきている。はっきり言うと、法律や商習慣が絶望的に古いんです。

旧来製造業型の、「場所を固定する」「労働集約型」「全員が横並び」のやり方に最適化されてしまっている。ところが、これからは「オープン型」「コラボレーション型」に適応していかないと、柔軟なやり方に変えていかないとイノベーションできない。国力そのものが下がる。

それどころか、今回のような非常事態において大きな社会的リスクになり得る。いまだにクラウドが使えないなどに関してはさすがに移行していく流れはあるようなので、これを機にもっと加速していく必要があると思います。

 

上手くいくテレワークとは何か

白河  先日、パーソル2万人調査(3月9日~15日)で、テレワークの実施率は13.2%と少なかったんですが、半分が初テレワーク。ざっと計算すると、およそ170万人のサラリーマンが初めてのテレワークを「今」しているという状況なんですね。

企業の大半は、予定されていた7月以降の東京オリンピック・パラリンピック開催に向けて4月から開始しようと動いてはいた。総務省の「テレワークの制度がありますか」という企業対象のアンケートでは、企業の19.1%に制度があった。今、かなりの人たちが突然テレワーク、準備もないままにテレワークしているわけですね。

 

沢渡  何はともあれ、紙ベース判子ベースの流れは変えていかなければなりません。経理や法務などの管理部門、監査法人、さらには関連省庁や自治体においても柔軟な対応や創意工夫、もっと言えば妥協が求められる。「非常」事態なのですから、「通常」を貫こうとすること自体間違っている。大局観を欠いた、視野の狭い正義感は非常事態の局面では誰も幸せにしません。

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写真はイメージです

白河  紙とハンコをまず廃止することがテレワークの第一歩。

 

沢渡  オフィス機器の株式会社オカムラさんのプロジェクト、WORK MILLが昨年秋にリリースしたレポートが興味深いです。

柔軟な働き方のメリットとデメリットに関する調査結果があって、デメリットの第一位は「プリンターなどの出力ができない」、次いで「書類や資料が手元にない」。裏を返せば、紙資料の出力や押印がなくなれば、柔軟な働き方がどかっと進むって話ですね。

 

白河  オフィスで袖机に誰かが持っている紙の資料をデータに落として共有していく、そこから始めなくてはいけない。

2月3月の調査では、経理・財務部門幹部の7割がテレワークをし、そのうち4割が在宅勤務では業務が完結せず、途中出社していました(日本FCO協会調査 3月18日~4月3日)。出社理由は「請求書」「押印手続き」「印刷など」です。

 

「横並び主義」はもうやめよう

白河  今必要とされるのは横並び主義じゃなくて、多様性ですよね。ダイバーシティ&インクルージョン――多様性があるだけでなく、しっかり認め合う。しかし、多様な働き方が認められない多様性なんて、ただの絵に描いた餅です。

 

沢渡  さまざまなオリジナリティを持った人、さまざまな働き方でパフォーマンスを出せる人、社内社外も関係なくいかに早くつながり、異なる得意技を持つプロとの掛け合わせで価値を出していく。イノベーションの本質はそこです。

話を戻すと、紙とか判子で縛られる多様性もスピード感もない働き方、クローズドな働き方ってリスクだよねって話です。事務作業に足を引っ張られて、プロが本来価値を出せない、すばやく他者(社)とコラボレーションできない。本末転倒です。

 

Yahooニュース個人記事に4月9日に掲載された

緊急対談 白河桃子×沢渡あまね 今こそ紙と判子を一掃! 不要不急の外出を強いる働き方、間違ってます!

を編集・転載しました。

(編集・中村かさね @Vie0530